Warunki wstępne, aby brać pod uwagę każdą z opcji:
Własny serwer:
- dostęp do hostingu z obsługą poczty oraz domeny
- możliwość ustawień zaawansowanych na serwerze pocztowym
- znajomość aktualnych standardów i wymagań dla bezpiecznego i weryfikowalnego serwisu pocztowego
Serwis zewnętrzny:
- umiejętność integracji systemu z aplikacją
- konieczność założenia konta
- sprawdzenie wymagań rejestracji i płatności – obowiązek podpięcia karty zależy od dostawcy i planu
Przejdźmy więc dalej. Ustawienia skrzynek działają poprawnie. Masz też konto w serwisie zewnętrznym, spełniasz jego wymagania rejestracji i wiesz, jak połączyć go z aplikacją.
Pochylmy się nad rachunkiem zysków i strat.
Rachunek korzystania z serwisu zewnętrznego:
++ oddzielamy wysyłkę od adresu IP własnego serwera – to duży zysk, więc dwa plusy. Nie usuwa to ryzyka blokad: reputacja domeny i infrastruktury dostawcy oraz poprawna konfiguracja uwierzytelniania nadal mają znaczenie.
+ nie ma dodatkowego obciążenia na serwerze – zyskujemy jakąś część wydajności w rezerwie (zależną od potrzeb, generujących obciążenie)
– opłaty zależą od dostawcy, pakietu i skali wysyłki. Większy projekt może wymagać płatnego planu, a mniejszy zmieścić się w bezpłatnym limicie. Zostawiam jeden minus jako umowną ocenę kosztu – rzeczywiste wyliczenie trzeba oprzeć na cenniku i przewidywanym użyciu.
– księgowanie faktury – potencjalnie każda faktura to ekstra koszt księgowości, na razie możesz mieścić się w podstawie, ale j.w. każda na plus zbliża firmę do dodatkowego pułapu, no i koszt obsługi trzeba pamiętać, wysyłać
+++ stosowanie profesjonalnych rozwiązań przy ewentualnej zmianie standardów minimalizuje ryzyko, że serwis mailowy przestanie działać (ta zaleta zdaje się być kluczową, z naszego doświadczenia wynika, że te standardy potrafią zmieniać się całkiem często i należałoby poświęcić dużą uwagę, aby je śledzić przy własnym serwerze)
+ sprawdzone rozwiązanie z danej technologii ułatwia integrację tj. jeśli działa dobrze na jednej aplikacji np. WB@pi to łatwo wrzucić na inną np. SmartRooms.pro czy spotello.pl,
+ bezpieczeństwo – o to dba zespół rozwiązania, na które się zdecydujemy. Oczywiście to nie gwarantuje nam pełnego bezpieczeństwa, błędy mogą zostać popełnione wszędzie, ale zdecydowanie trudniej zaatakować mocną dobrze skonfigurowaną infrastrukturę niż pojedynczy serwer który może mieć wiele luk.
Rachunek zysków i strat korzystania z własnego serwera pocztowego:
+ kontrola nad konfiguracją i konieczność (którą bez tego łatwo w jakiejś części zaniedbać) poprawnego ustawienia serwisów pocztowych – czyli własny mailing wymaga poprawnej konfiguracji. Zdobyta wiedza może pomóc w utrzymaniu także innych usług pocztowych, ale nie zastępuje ich osobnych testów.
+ brak osobnego abonamentu za wysyłkę – jeśli mieścimy się w limitach pakietu hostingowego. Praca administratora i monitoring nadal kosztują.
– trochę więcej pracy – aby całość działała poprawnie należy się doedukować (co jest także zyskiem, jednak poświęcony na to czas można zaliczyć do kosztów) i wdrożyć zdobytą wiedzę, przetestować a następnie okresowo kontrolować całość
– konieczność stałej edukacji i utrzymywania wiedzy o serwisach pocztowych, zmieniających się wymaganiach, przepisach i wdrażanie tego na bieżąco (są tutaj dwa minusy podczas gdy na poprzedniej liście są trzy plusy a to dlatego że jeden minus na pracę został już zaliczony w punkcie powyżej i byłoby niesprawiedliwe aż tak intensywne minusowanie; dodatkowo należy przyjąć że jakaś minimalna wiedza w tym temacie jest i tak wymagana dla każdego dewelopera – różnica więc w intensywności a nie w być albo nie być)
+ możliwość bardziej zaawansowanych konfiguracji i rozwiązań – np. aliasy mailowe, wiele skrzynek na różne powiadomienia – bez ponoszenia dodatkowych opłat i stosunkowo łatwe skalowanie takich rozwiązań
– dodatkowe obciążenie dla serwera
– bezpieczeństwo – musisz o nie zadbać samodzielnie; podatność na ataki DDoS, trudności z utrzymaniem zgodności z RODO to są sprawy, które musisz brać pod uwagę i rozwiązać je zanim użyjesz własnego rozwiązania.
Wnioski i podsumowania
Podobnie jak w większości takich zjawisk ostateczna decyzja i wyliczenia będą zależne od konkretnego przypadku. Dla danego projektu któryś z wątków może być kluczowy.
Może okazać się przykładowo, że w pewnym rozwiązaniu taniej wyjdzie nas opłata za zewnętrzny serwis niż utrzymanie ultrawydajnego serwera, albo – mamy dużą wiedzę w tym temacie, nic nie musimy zdobywać i to ułatwia nam konfigurację – nie ma więc sensu dla nas, aby delegować rozwiązanie pocztowe na zewnątrz.
W tej ocenie większą wagę przypisuję utrzymaniu dostarczalności i śledzeniu zmian wymagań. To przemawia za serwisem zewnętrznym, gdy zespół nie ma czasu na stałą administrację pocztą. Same plusy i minusy nie są policzonym modelem kosztowym ani porównaniem jakości dostawców.
Dla konkretnego projektu policz koszt wysyłki, czas administracji, monitoring i skutki niedostarczonych wiadomości. Następnie sprawdź rozwiązanie na wiadomościach rzeczywiście wysyłanych przez aplikację: potwierdzeniach, resetach hasła i powiadomieniach.
Przy obu rozwiązaniach sprawdź uwierzytelnianie domeny (SPF, DKIM i DMARC), uprawnienia aplikacji oraz wymagania odbiorców. Zobacz wskazówki Google dla nadawców wiadomości. Plusy i minusy powyżej są autorską oceną, a nie pomiarem bezpieczeństwa lub dostarczalności.